今回は昨今の事情により、急に利用することが多くなったWeb会議について説明するとともに、実際のツールの使い方について解説していきます。

 

Web会議とは

インターネットを利用することで、その場にいなくてもビデオや音声のやり取りで、資料の共有などをし、会議を行うことを広くWeb会議と呼びます。

Web会議は世界中どこででもスマホやパソコンが有ればどれだけ離れていてもインターネットを通じてコミュニケーションを取り合うことが出来ます。本来であれば移動費など、コストがかかる遠方の顧客との会議などで利用することで、コストカットをすることが出来ますが、やはり直接会って会議をするよりかは意思の疎通に何があるため、難しいテーマの会議の場合には対面での会議をおすすめします。また、機密情報などが深く関わる会議などの場合後述のZOOMはセキュリティーの脆弱性が指摘されているため利用をおすすめできません。

 

Web会議の注意点

音声・映像を扱うため、Webカメラ、マイクが搭載されているデバイス、または別付けのWebカメラやマイクを接続する必要があります。事前に用意できているか確認しておきましょう。

 

Web会議のツール

では実際にWeb会議を行う場合利用できるツールには何があるのか、どう使えば良いのか、今回は、SkypeとZOOMを紹介します。※いずれも基本無料

 

Skype(スカイプ)

マイクロソフト社の子会社でインターネットを利用した電話、チャット、ビデオ通話が可能です。

 

使い方

１.スカイプ公式サイトからソフトをインストールする。

(スマホ・タブレットの場合はアプリストアでスカイプを検索しインストール)

 

２.　スカイプアカウントを作成する。

３.　会議をしたい人に先程作成したアカウントを伝える。

４.　会議を開催する。通話・チャット・ビデオ会議)

 

最大１０人まで開催可能。

 

 

ZOOM(ズーム)

無料で最大１００人まで参加可能なWeb会議を開催できます。有料プランに契約した場合１０００人まで増えるので、大規模な会議に適しています。また、主催側がアカウントを持っていれば会議の参加者がアカウント登録を新規でする必要がないため、開催が容易なのが人気なツールです。

 

使い方

• ズーム公式サイトからソフトをインストールする。
• スカイプアカウントを作成する。
• 会議を開催し、リンクを参加者に共有する。

 

このように手順が非常に簡単で使い勝手が良いので利用者が世界で２億人を突破するほどなのですが、リンクを知っていれば誰でも会議に参加できるため、参加していないはずの何者かが妨害する、などのトラブルも発生しているため、利用には注意が必要になります。